Process capability analysis (PCA) of tender evaluation process in public agencies

Abstract

Public is the largest client in many countries. Public agencies acquire good, service and constructed facilities through the procurement. Most of the public procurements are completed later than the estimated times or even canceled due to the various reasons. Public procurement processes can be improved by using statistical or non-statistical process improvement methods. A review of the construction management literature reveals that process improvement methods are commonly focused on construction operations. Various process improvements have been proposed to improve effectiveness and efficiency of construction operations. Yet improving the tender evaluation process of construction projects is an unexplored research area in the construction management literature. The objective of this study is to analyze the tender evaluation process of public agencies and measure and in turn evaluate the adequacy of this process by using the process improvement methods. The study presented in thesis is based on two process improvement methodologies: (1) Define-Measure-Analyze- Improve-Control (DMAIC) and Process Capability Analysis (PCA). Public procurement processes performed by public agencies (i.e., state universities) are investigated. Tender evaluation processes of public agencies are studied based on criteria: (1) number of participants and (2) estimated construction cost. The research findings reveals that (1) the most time-consuming stage in the tendering process is the tender evaluation stage, (2) the tenders having higher estimated construction cost and more participants have longer tender duration and (3) the process capabilities of public agencies based on number of tenderers and estimated construction cost appear to be poor. The poor capability indices of public agencies suggest that immediate managerial actions should be taken to improve tender evaluation process in public agencies.Kamu birçok ülkede en büyük müşteridir. Kamu kurumları ihale yoluyla ürün, hizmet ve inşa edilmiş tesisler edinir. Kamu alımlarının çoğu tahmin edilen sürelerden daha sonra tamamlanmakta ve hatta çeşitli nedenlerden dolayı iptal edilmektedir. Kamu alım süreçleri, istatistiksel veya istatistiksel olmayan süreç iyileştirme yöntemleri kullanılarak iyileştirilebilir. İnşaat yönetimi literatürü araştırması, süreç iyileştirme yöntemlerinin genellikle inşaat faaliyetlerine odaklandığını ortaya koymaktadır. İnşaat operasyonlarının etkinliğini ve verimliliğini artırmak için çeşitli süreç iyileştirmeleri önerilmiştir. Ancak inşaat projelerinin teklif değerlendirme sürecinin iyileştirilmesi, inşaat yönetimi literatüründe keşfedilmemiş bir araştırma alanıdır. Bu çalışmanın amacı kamu kurumlarının teklif değerlendirme sürecini analiz etmek ve bu süreci kullanarak sürec yeterliliğini ölçmek ve değerlendirmektir. Tezde sunulan çalışma iki süreç iyileştirme metodolojisine dayanmaktadır: (1) Tanımla-Ölç-Analiz-İyileştir-Kontrol Et (DMAIC) ve Süreç Yeterlilik Analizi (PCA). Kamu kurumları (devlet üniversiteleri) tarafından gerçekleştirilen kamu alım süreçleri incelenmektedir. Kamu kurumlarının teklif değerlendirme süreçleri şu kriterlere göre incelenmiştir: (1) katılımcı sayısı ve (2) tahmini inşaat maliyeti. Araştırma bulguları, (1) ihale sürecinde en fazla zaman alan aşamanın teklif değerlendirme aşaması olduğu, (2) daha yüksek tahmini inşaat maliyeti ve daha fazla katılımcısı olan ihalelerin ihale süresinin daha uzun olduğu ve (3) kamu kurumlarının isteklilerin sayısına ve tahmini inşaat maliyetlerine dayanan süreç yeterliliklerinin düşük olduğu görülmektedir. Kamu kurumlarının zayıf yetenek endeksleri, kamu kurumlarında teklif değerlendirme sürecini iyileştirmek için acil yönetim önlemlerinin alınması gerektiğini göstermektedir.